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Commencez sans plus tarder à saisir vos premières données.
Lorsque vous constituez une feuille de calcul, la chronologie des événements est souvent la suivante :
- la saisie des données, qui peuvent être de deux types : numériques (la valeur 27, par exemple) et alphanumériques (le mot Durant,
par exemple). Excel différencie les deux types car il ne fera pas les
mêmes traitements sur des valeurs numériques que sur des chaînes de
caractères ;
- l'écriture des formules, c'est à dire des calculs qui utilisent les données ;
- la mise en forme du document (polices, bordures,
tailles des caractères, formats de cellules, etc…). Commencer par cette
étape est une erreur. D'une part parce que la mise en forme sera plus
facile et plus rapide si elle est effectuée à la fin, sur l'ensemble de
la feuille, d'autre part parce que, si vous ne disposez pas d'une
quantité de temps importante, il est plus judicieux de prendre tout le
temps nécessaire à la vérification des données et à l'élaboration des
formules, puis d'utiliser le temps restant à la "décoration" de votre
feuille de calcul (mieux vaut un tableau laid mais juste qu'un beau
tableau faux !) ;
- la création de graphiques. Bien que non
indispensable, cette étape est très importante pour "appuyer" une
conclusion. Imaginez une feuille récapitulative des charges et des
produits d'une entreprise : ce genre de tableau est difficile à
appréhender car le lecteur est "noyé" sous de nombreux chiffres. Un
graphique illustrant les résultats par des courbes permettra au lecteur
de synthétiser le rapport ;
- ajoutons que, le travail fini, il est fréquent
de "projeter" une situation par des simulations qui n'auraient pas été
concevables sans le concours d'un tableur. Envisager de dresser un
bilan prévisionnel avec une simple calculatrice relève déjà du défi car
toute modification d'une valeur a des conséquences sur tous les
calculs, alors que cela n'est qu'un jeu d'enfant pour Excel. Posez lui
la question "que se passerait-il si les charges diminuaient de trois
pourcent et si les produits augmentaient de deux ?" et il vous répondra
en une fraction de seconde. Essayez d'en faire autant avec une
calculatrice !
Voici le premier tableau que vous allez réaliser :
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